Registro do empregado: prazo, eSocial e multas

Poucos prazos trabalhistas são citados com tanta segurança — e tão desatualizados — quanto o de 48 horas para assinar a carteira.

O prazo de 48 horas é a redação de 1943

A regra das 48 horas existiu, mas saiu. A Lei nº 13.874/2019, a Lei da Liberdade Econômica, deu nova redação ao art. 29 da CLT: o empregador tem cinco dias úteis para anotar, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico.

O número mudou, mas a lógica da fiscalização não: o que se examina é se o vínculo foi formalizado no prazo e se as informações anotadas correspondem ao que foi combinado — salário, função, data real de início.

O prazo que organiza a rotina é anterior

Na prática, quem administra pessoal não trabalha com os cinco dias úteis como referência principal, e sim com um prazo que vem antes dele. O evento de admissão do eSocial, o S-2200, precisa ser enviado antes do início das atividades do trabalhador. Quando falta algum dado no momento da contratação, existe o evento de admissão preliminar, o S-2190, que é complementado depois, dentro do prazo do próprio manual do eSocial.

É esse envio que formaliza o registro hoje, e não uma anotação manual em carteira física. Feita a transmissão, o contrato passa a ficar visível para o empregado na Carteira de Trabalho Digital em até 48 horas — aí sim, as 48 horas que sobraram na rotina, com outro significado.

A consequência prática é simples: contratar primeiro e registrar depois, ainda que dentro dos cinco dias úteis, já descumpre a obrigação do eSocial, que é prévia ao primeiro dia de trabalho.

Registrar não é só anotar a admissão

A obrigação de registro tem fonte própria, no art. 41 da CLT: em todas as atividades, o empregador precisa manter o registro dos seus trabalhadores, podendo adotar livros, fichas ou sistema eletrônico. Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, esse registro guarda os dados relativos à admissão, à duração e às condições do trabalho.

A falta de registro é punida pelo art. 47. Já o registro incompleto ou desatualizado — função antiga depois de uma promoção, jornada que mudou e nunca foi corrigida — tem multa própria, no art. 47-A, cobrada por empregado prejudicado. É uma falha de registro, não apenas uma pendência administrativa.

Duas multas diferentes, por duas falhas diferentes

A confusão entre os dois prazos se repete nas penalidades, que também são duas e costumam ser tratadas como uma só.

Manter empregado não registrado sujeita a empresa à multa do art. 47 da CLT, cobrada por empregado não registrado e acrescida de igual valor em cada reincidência. Para microempresa e empresa de pequeno porte, a lei fixa um valor menor por empregado.

Registrar, mas não anotar no prazo — ou anotar a remuneração de forma incorreta — aciona o art. 29-A, incluído pela Lei nº 14.438/2022: multa por empregado prejudicado, também acrescida de igual valor em cada reincidência, com o mesmo valor reduzido para ME e EPP.

Há um detalhe que muda o cálculo de risco da empresa: tanto manter empregado sem registro (art. 47, § 2º) quanto deixar de anotar o contrato no prazo (art. 29-A, § 2º) são exceções ao critério da dupla visita. O fiscal pode autuar já na primeira fiscalização, sem conceder prazo prévio de regularização assistida. Não existe, nesse caso, a margem que muitas empresas presumem ter.

O que o trabalhador pode cobrar depois

A multa administrativa é a menor parte da exposição. Fora dela, o empregado pode buscar na Justiça do Trabalho o reconhecimento retroativo do vínculo, com anotação da CTPS pelo período real, recolhimento de FGTS e de contribuições previdenciárias de todo o intervalo em aberto, além das verbas que decorrem do reconhecimento — horas extras, 13º, férias com o terço e, conforme o caso, as verbas de rescisão indireta.

A reclamação pode ser ajuizada em até dois anos do fim do contrato e alcança os cinco anos anteriores ao ajuizamento. Enquanto o contrato está em curso, esse relógio não começa a correr: a empresa convive com um passivo que só se estabiliza depois do desligamento.

Como regularizar um registro atrasado

Identificado um vínculo não registrado, ou registrado de forma incompleta, a regularização espontânea — antes de fiscalização ou de reclamação — é sempre a posição mais defensável. Ela se apoia em três frentes.

Anotar pela data real em que o trabalho começou, e não pela data em que o problema foi percebido. Registrar com data conveniente cria um segundo problema, documental, sobre o primeiro.

Recolher o retroativo: FGTS e contribuições previdenciárias do período em aberto, com os acréscimos legais aplicáveis.

Documentar a correção e seus motivos internamente. Esse registro é o que demonstra, depois, que a iniciativa partiu da empresa.

A auditoria que evita o problema em série

Registro irregular raramente aparece sozinho. Quando a falha vem de um processo interno — contratação informal em período de teste, prestador que virou equipe fixa, promoção sem atualização de função —, ela tende a se repetir em outros contratos pela mesma razão.

No escritório, recomendamos tratar a regularização como auditoria do quadro de pessoal, e não caso a caso: revisar admissões, funções e datas registradas de todos os empregados de uma vez. É o que evita descobrir os demais vínculos irregulares um a um, cada um por uma fiscalização ou uma reclamação diferente.

Perguntas frequentes

Contrato de experiência precisa ser registrado? Sim. É contrato de trabalho por prazo determinado e segue as mesmas regras de registro e de envio ao eSocial.

O empregado pediu para não registrar. Isso protege a empresa? Não. A obrigação é do empregador e não pode ser afastada por acordo. A combinação, se comprovada, não afasta a multa nem o vínculo.

Ainda preciso da carteira física? Não para o registro. A formalização é feita pelo eSocial e o empregado consulta o contrato na Carteira de Trabalho Digital.

Registrar com salário menor que o pago resolve a informalidade? Não. A anotação incorreta da remuneração é exatamente a hipótese do art. 29-A, e a diferença paga por fora tende a ser reconhecida como salário.

A empresa pode registrar hoje com data de hoje, se o trabalho começou há meses? Não deve. A anotação precisa trazer a data real de início (art. 29 da CLT). Registrar com a data de hoje não afasta o período anterior, pode configurar o crime do art. 297, § 4º, do Código Penal e enfraquece a posição da empresa quando a prova mostrar a data verdadeira.